نقطة الانطلاق للإجتماع الناجح

نقطة الانطلاق للإجتماع الناجح



- هل تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداوله إستبعاد أفراد معينين من حضوره ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزاءاً من الإجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد إجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟



- هل تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها حرجاً لبعض الأفراد أوعدم الحرية في التحدث أمام الآخرين ؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟



- هل يتطلب اإختلاف المستويات الوظيفية للمشــاركين عقد إجتماعات منفصلة للمستويات المختلفة ؟



* ما هو جدول أعمال الإجتماع ؟



- ما هي البنود الرئيسية التي يتم مناقشتها ؟



- هل تم التأكد من أن هذه البنود تساهم في تحقيق هدف الإجتماع ؟



- ماهي المواضيع التي يتضمنها كل بند ؟



- ماهي أولويات مناقشة بنود الإجتماع ؟



- ماهو التسلسل المنطقي للبنود ؟



- هل يجب إستطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سيتم ذلك ؟



* هل يطلب الإجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين ؟



- ما نوع الإعداد المطلوب ؟



- ما هي مسؤولية كل من المشاركين في الإعداد للإجتماع ؟ وما هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟



- ما هي المعلومات التي يجب تزويدهم بها لمساعدتهم في الإعداد للإجتماع ؟



- كيف سيتم تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للإجتماع ؟ ومن ستولى تحضير هذه المعلومات ؟



- ما هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم للرجوع إليها أثناء الإجتماع؟



ماهو الوقت الذي سيتم تخصيصة للإجتماع ؟



- ما هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الأعمال ؟



- هل سيخصص وقت لأسئلة المشاركين ، أو ما يستجد من أعمال ؟



- هل سيتخلل الإجتماع فترة راحة ؟ ما مدتها ؟



- هل سيتم تقديم ضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة



ما هو الموعد الأنسب للإجتماع ؟



- هل تتطلب طبيعة الإجتماع فرض موعد ثابت يتفرغ جميع المشاركين به ؟



- ما هي البدائل المتوفرة في حالة عدم ملائمة الموعد لجميع المشاركين له ؟



- هل يتم تحديد ساعة بدء وإنتهاء الإجتماع حتى يتمكن المشاركون من ترتيب جدول عملهم اليومي وفقاً لذلك ؟



- من ستولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد ؟



- هل يتطلب الإجتماع استخدام وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالتحديد ؟



- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها ؟



- من ستولى مسؤولية توفير الأجهزة اللازمة لاستخدامها ؟



- من سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة اللازمة ؟



ما هو المكان الملائم لعقد الإجتماع ؟



- ما هي البدائل المتوفرة ؟ ما هو أفضلها ؟



- ما هو ترتيب أولوياتها في حالة عدم توفر البدائل الأفضل ؟



- هل المكان الملائم لاستخدام الوسائل السمعية والبصرية المطلوبة ؟



- من ستولى مسؤولية حجز المكان ؟



- من ستولى مسؤولية تجهيز المكان ؟



- كيف سيتم دعوة المشاركين للإجتماع ؟



- من سيقوم بتوجيه الدعوة ؟



- ما هي الوسيلة التي ستستخدم لدعوة المشاركين للإجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ، الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟



- من ستولى مسؤولية القيام بإجراءات توجيه الدعوة ؟



- كيف سيتم توثيق الإجتماع ؟



- ما هي الوسيلة التي تستخدم في توثيق الإجتماع ؟



- من سيتولى مسؤولية التوثيق ؟



- هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الإجتماع ؟



- كيف سيتم إعداد وتوزيع نسخ وثائق الإجتماع ؟

-